Privatlivspolitik for Rødding IF

Rødding IFs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gen- nemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person- oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Rødding IF er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i over- ensstemmelse med lovgivningen.

CVR: 23 17 90 16
Kontaktoplysninger: Formand Tage Sørensen
Mail: betanet@bbsyd.dk
Website: www-roedding-if.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:

  • – Almindelige personoplysninger:
    o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse[…]
  • – Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:o […]3
    1 Et eksempel på en privatlivspolitik, som nogle idrætsforeninger umiddelbart kan udfylde og anvende, mens andre foreninger kan have behov for at udbygge den.
    2 I skal her opliste de forskellige typer af medlemsoplysninger, som I behandler i foreningen. Dernæst skal I lave en tilsvarende liste for trænere og frivillige.
    3 For mange idrætsforeninger vil det slet ikke være nødvendigt at behandle sådanne oplysninger. I nogle tilfælde kan det dog være relevant med helbredsoplysninger, herunder om doping. I andre tilfælde kan det være relevant med CPR-nummer, f.eks. i skytteforeninger i medfør af våbenlovgivningen.

2) Oplysninger om ledere og trænere:
– Almindelige personoplysninger:

o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mail- adresse

o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til for- eningen og bankkontonummer
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattesto […]

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse4
  • Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
  • Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
  • Lovlige grunde til behandling er særligt:
  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (in-
  • teresseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykkeFormålene:
    1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder
    planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os
  • […]
  • 4 Nogle typer af foreninger behandler oplysninger både fra myndigheder og hovedorganisationer, f.eks. skytteforenin- ger i medfør af våbenlovgivningen.
    5 Hvis foreningen f.eks. indhenter oplysninger fra sociale medier, der er offentligt tilgængelige, skal det oplyses.

3) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

  • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os• […]
  • Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
  • I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej- ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:6
  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller
  • situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til
  • DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbin-
  • delse med idrætsaktivitet7
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af op-
  • lysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage
  • information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop-
  • lysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles
  • oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
  • Samtykke
  • Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
  • 6 De oplistede interesser er alene til inspiration og skal tilpasses til jeres forening.
    7 Punktet skal alene medtages, hvis foreningen reelt videregiver data til DGI eller DIF/specialforbund.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhen- ter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale me- dier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.8

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idræts- organisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i op til [3 år] efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i op til [1 år] efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

8 Sker der ikke i foreningen den omtalte videregivelse, skal punktet udgå.

• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i [5 år] efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine per- sonoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsy- net.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til an- den. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.